MS 365 abbestellen: Nextcloud, Talk und Collabora als vollwertige Alternative

Das Problem mit Microsoft 365

Microsoft 365 ist überall. Und das ist auch der Grund, warum viele Unternehmen nie ernsthaft über Alternativen nachgedacht haben. Die Software funktioniert, alle kennen sie, und der monatliche Betrag pro Nutzer fühlt sich klein an — bis man ihn mal für 20 Mitarbeiter über 5 Jahre hochrechnet.

Neben den Kosten gibt es einen zweiten, zunehmend wichtigeren Grund: Datensouveränität. Ihre E-Mails, Dokumente und Kalender liegen auf Microsoft-Servern — in der Regel in den USA oder EU-Rechenzentren unter US-Rechtsprechung. Für viele Branchen ist das ein wachsendes Compliance-Problem.

Was Nextcloud bietet

Nextcloud ist die führende Open-Source-Plattform für Dateiablage, Synchronisation und Zusammenarbeit. Installiert auf Ihrer eigenen Hardware oder einem Server Ihrer Wahl, gehören Ihre Daten ausschließlich Ihnen.

Im Kern ersetzt Nextcloud OneDrive und SharePoint: Dateien hochladen, synchronisieren, freigeben — mit Desktop-Client für Windows, macOS und Linux sowie Apps für iOS und Android.

Soweit bekannt. Die eigentliche Stärke liegt in den Erweiterungen.

Nextcloud Talk: Teams ohne Microsoft

Nextcloud Talk ist die integrierte Kommunikationslösung — Chat, Audio- und Videokonferenzen, direkt in Nextcloud. Kein separates Tool, keine externen Server, kein Weiterleiten von Gesprächsdaten an Dritte.

Für den Alltag bedeutet das:

• Direktnachrichten und Gruppenchats für interne Kommunikation
• Videoanrufe mit Bildschirmfreigabe für Meetings und Support
• Gäste-Links für Externe ohne eigenen Account
• Dateifreigabe direkt im Chat aus der Nextcloud heraus

Talk läuft komplett auf Ihrer Infrastruktur. Niemand außer Ihnen hat Zugriff auf den Gesprächsverlauf.

Collabora Online: Office im Browser

Collabora Online ist ein auf LibreOffice basierender Office-Server, der direkt in Nextcloud integriert wird. Damit lassen sich Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser öffnen, ändern und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten — ohne weitere Software egal welches Betriebssystem, ohne Installation.

Das klingt nach Kompromiss, ist in der Praxis aber bemerkenswert vollständig:

• Vollständige Kompatibilität mit .docx, .xlsx und .pptx
• Gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Nutzer mit Cursor-Sichtbarkeit
• Kommentare, Änderungsverfolgung, Formatvorlagen
• Keine Daten verlassen Ihren Server

Für die meisten Bürodokumente reicht Collabora Online vollständig aus. Wer komplexe Makros oder sehr spezifische Excel-Funktionen benötigt, kann weiterhin LibreOffice als Desktop-Applikation nutzen — und öffnet und speichert die Dateien direkt aus der Nextcloud.

LibreOffice: Der Desktop-Client

LibreOffice ist das ausgereifte Open-Source-Office-Paket für den Desktop — der direkte Ersatz für Word, Excel, PowerPoint, Access und Publisher. Es ist kostenlos, wird aktiv weiterentwickelt und unterstützt alle Microsoft-Office-Formate.

In Kombination mit dem Nextcloud-Desktop-Client arbeiten Ihre Mitarbeiter mit ihren lokalen Dateien wie gewohnt — die Synchronisation im Hintergrund sorgt dafür, dass alles aktuell und gesichert ist.

Was bleibt offen?

Ehrlichkeit gehört dazu: Für manche Szenarien bleibt Microsoft 365 die pragmatischere Wahl.

• Outlook hat als vollständiger E-Mail-Client mit Kalender und Kontakten eine Tiefe, die nur schwer zu ersetzen ist — Nextcloud bietet hier CalDAV/CardDAV-Integration, aber keinen nativen Outlook-Ersatz.
• Komplexe Excel-Makros oder VBA-Automatisierungen laufen in Collabora und LibreOffice nicht immer zuverlässig.
• Wer eng mit externen Partnern in geteilten SharePoint-Bibliotheken arbeitet, wird sich schwer herauslösen können.

Für viele KMU — besonders solche ohne intensive Microsoft-spezifische Workflows — ist der Wechsel aber vollständig möglich.

Was wir für Sie übernehmen

Wir installieren, konfigurieren und betreiben Nextcloud auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder einem dedizierten Server:

1. Installation & Härtung — Nextcloud mit Collabora, Talk und weiteren Apps, SSL, Firewall und Backup
2. Datenmigration — Bestehende Dateien aus OneDrive oder SharePoint werden übertragen
3. Desktop-Clients — Einrichtung auf allen Arbeitsplätzen und Mobilgeräten
4. Schulung — Kurzeinweisung für Ihr Team, damit der Umstieg reibungslos läuft
5. Betrieb — Updates, Monitoring und Support im laufenden Betrieb

Fazit

Microsoft 365 ist nicht alternativlos. Nextcloud mit Talk und Collabora bietet für die meisten KMU alles, was für den Arbeitsalltag gebraucht wird — ohne monatliche Lizenzkosten, ohne US-Cloud, und mit vollständiger Kontrolle über die eigenen Daten.

Wir zeigen Ihnen gerne, ob ein Wechsel für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.